Gestión de eventos para El Dien Càtering
Una aplicación a medida que conecta eventos, invitados, asistencia y distribución de mesas, con espacios a escala y documentos para preparar el servicio.
EL RETO
Coordinar varios eventos y servicios sin perder el hilo de los invitados, las confirmaciones ni los cambios de distribución entre listas y planos separados.
EL ENFOQUE
Un backoffice centraliza la ficha de cada evento, los servicios y los invitados. Un mapa a escala permite preparar espacios, mesas y sillas, y generar mapas y directorios desde los datos actuales. La primera fase está desplegada en un entorno provisional y continúa en validación con el cliente.
¿Te resulta familiar?
Los invitados se gestionan en una hoja y cada servicio tiene confirmaciones distintas.
Cada evento centraliza personas, grupos y asistencia por servicio. La importación de listas permite revisar los cambios antes de confirmarlos.
Cambiar a una persona de mesa obliga a retocar el plano y revisar a mano las plazas disponibles.
El mapa relaciona cada asistente con una silla y una mesa. El equipo puede reorganizar las asignaciones y consultar las plazas ocupadas sin duplicar personas.
Hay que volver a dibujar un mismo espacio o cuesta saber si cabe la distribución.
Los espacios reutilizables tienen dimensiones, puertas y referencias. Las mesas se preparan a escala, con medidas y avisos de solapamiento.
Los mapas y listados de llegada se preparan por separado y pueden terminar con versiones distintas.
Los mapas por servicio y el directorio alfabético se generan conjuntamente desde los datos actuales, en formatos de impresión adaptados al servicio.