Gestió d’esdeveniments per a El Dien Càtering
Una aplicació a mida que connecta esdeveniments, convidats, assistència i distribució de taules, amb espais a escala i documents per preparar el servei.
EL REPTE
Coordinar diversos esdeveniments i serveis sense perdre el fil dels convidats, les confirmacions ni els canvis de distribució entre llistes i plànols separats.
L’ENFOCAMENT
Un backoffice centralitza la fitxa de cada esdeveniment, els serveis i els convidats. Un mapa a escala permet preparar espais, taules i cadires, i generar mapes i directoris des de les dades actuals. La primera fase està desplegada en un entorn provisional i continua en validació amb el client.
Et resulta familiar?
Els convidats es gestionen en un full i cada servei té confirmacions diferents.
Cada esdeveniment centralitza persones, grups i assistència per servei. La importació de llistes permet revisar els canvis abans de confirmar-los.
Canviar una persona de taula obliga a retocar el plànol i revisar a mà les places disponibles.
El mapa relaciona cada assistent amb una cadira i una taula. L’equip pot reorganitzar les assignacions i consultar les places ocupades sense duplicar les persones.
Cal tornar a dibuixar un mateix espai o costa saber si la distribució hi cap.
Els espais reutilitzables tenen dimensions, portes i referències. Les taules es preparen a escala, amb mides i avisos de solapament.
Els mapes i llistats d’arribada es preparen per separat i poden acabar amb versions diferents.
Els mapes per servei i el directori alfabètic es generen conjuntament des de les dades actuals, en formats d’impressió adaptats al servei.